Er tegenop zien is niet nodig.
Een slechtnieuwsgesprek voeren is iets waar veel managers en leidinggevenden tegenop zien. Het is natuurlijk altijd fijner wanneer er positief nieuws gebracht kan worden, maar soms is het helaas niet anders. Om te zorgen dat het slechtnieuwsgesprek toch soepel verloopt hebben wij wat tips op een rij gezet.
Stel het gesprek niet uit
Hoe lastig het ook mag zijn, het uitstellen van een slechtnieuwsgesprek maakt het niet makkelijker. De boodschap moet gebracht worden en dat kan het beste vlot gedaan worden. Zorg ook dat hetgeen je moet vertellen er meteen aan het begin van het gesprek uit is, zodat degene die tegenover je zit direct weet waar hij of zij aan toe is. Wat je absoluut niet moet doen is een face-to-face gesprek uit de weg gaan en de mededeling schriftelijk brengen. Dit komt onpersoonlijk en ongeïnteresseerd over, en op deze manier ontneem je de medewerker de kans om stoom af te blazen en een oprechte reactie te geven.
Wees duidelijk
Ook al is het vervelend, wees duidelijk in de boodschap. Zeg dus meteen: “Ik heb helaas vervelend nieuws voor je.”, dan bijt je direct door de zure appel heen en weet je gesprekspartner wat er gaande is. Breng, na de eerste reactie van de medewerker, het gesprek op gang en vertel rustig en in duidelijke taal de reden van het slechte nieuws. Wijs niet één persoon als schuldige of verantwoordelijke aan maar wees reëel en open.
Geef ruimte om emotie te tonen
Het kan goed zijn dat de boodschap als donderslag bij heldere hemel komt. Wanneer je het nieuws hebt gebracht, geef de gesprekspartner dan even de tijd om het te laten bezinken en om te reageren. Houd er rekening mee dat er misschien boos, verdrietig of ontkennend gereageerd wordt. Toon begrip, laat de medewerker het nieuws even verwerken en ga daarna door met het gesprek. Wanneer je iemand niet de ruimte geeft om zijn of haar emoties te tonen kan het gesprek een hele andere wending krijgen en kan de persoon zich onbegrepen of ongehoord voelen. Als je laat merken dat er ruimte is voor zijn of haar gevoel stel je je menselijk op en zal de rest van het gesprek prettiger verlopen.
Kom met een oplossing of alternatief
Misschien kun je vanuit het bedrijf geen oplossing bieden en moet de medewerker helaas op zoek naar een andere baan. Zelfs in dit geval kan je ervoor zorgen dat deze persoon zonder een vreselijk gevoel naar buiten loopt. Waak voor het geven van valse hoop, maar stimuleer de medewerker om zelf oplossingen te bedenken of reik (voorzichtig!) wat ideeën aan. Zorg dat je je ook daadwerkelijk houdt aan gemaakte afspraken, zoals het schrijven van een positieve referentie.
Extra tips
- Zorg voor een rustige ruimte waarin het gesprek plaatsvindt waar jullie niet gestoord kunnen worden
- Ga schuin tegenover je gesprekspartner zitten: dit komt minder confronterend over dan wanneer je recht voor iemand zit
- Blijf consequent, praat niet om de waarheid heen en zorg dat de boodschap duidelijk is en dat de medewerker weet dat er niet over te onderhandelen valt
- Neem voldoende tijd voor het gesprek en voor de emoties van de gesprekspartner
- Breng het slechte nieuws zelf, en vraag de ander bijvoorbeeld niet om de reden van de samenkomst in te vullen. “Je hebt vast een idee waarom ik met je wil praten.”, niet zeggen dus
- Laat nooit een ander het slechte nieuws brengen, maar neem de verantwoordelijkheid zelf