Een goede inrichting van uw personeelsdossiers in uw bedrijf zorgt ervoor dat een medewerker zich altijd uitgedaagd voelt om zijn prestaties te verbeteren. Daarnaast voorkomt een goed bijgehouden personeelsdossier dat u hoge boetes kan krijgen van de arbeidsinspectie. Personeelsdossiers zijn ook van essentieel belang wanneer er een arbeidsconflict is. Door de Wet werk en zekerheid (Wwz) kunnen bedrijven steeds moeilijker afscheid nemen van medewerkers zonder het betalen van hoge transitievergoedingen. Door onze opbouw en begeleiding bij personeelsdossiers blijft u dit bespaart.
Wij helpen onze klanten met het opbouwen van personeelsdossiers, om zo het personeel te motiveren om zichzelf te verbeteren. Doordat de medewerker inzage heeft in zijn personeelsdossier, kan hij hierdoor beter reflecteren op zijn prestaties. Als bedrijf kunt u dankzij het dossier tijdig bijsturen als de medewerker niet naar behoren functioneert.
In onderstaand stappenplan kunt u meer lezen over de inhoud van personeelsdossiers en over hoelang u personeelsdossiers dient te bewaren.
1. Hoe begint u met het opzetten van personeelsdossiers? (#opzetten-personeelsdossiers)
2. Beveiligen personeelsdossiers (#beveiligen-personeelsdossiers)
3. De bewaartermijn van personeelsdossiers (#bewaartermijn-personeelsdossiers)
Begin dan direct met het aanmaken van een personeelsdossier als u een nieuwe werknemer aanneemt. Hierin bewaart u vervolgens alle gegevens van uw nieuwe werknemer. Wij adviseren om een digitaal en fysiek personeelsdossier aan te maken.
Welke informatie bewaart u in het (digitale) personeelsdossier?
Welke informatie mag niet in het personeelsdossier?
Welke informatie bewaart u in een eventueel extra fysiek personeelsdossier?
In een personeelsdossier houdt u als werkgever bij hoe uw werknemers functioneren en welke verbeterpunten en eventuele overige afspraken zijn. Dit is noodzakelijk om de ontwikkeling van uw werknemers te sturen, maar ook wanneer u een werkgever wilt ontslaan. Als er vragen komen vanuit externe instanties zoals het UWV, dan kunt u deze direct beantwoorden.
In geval van ontslag wilt het UWV bijvoorbeeld weten welke acties er vanuit u zijn ondernomen en hoe dat proces is verlopen. Ook wanneer de medewerker niet meer in dienst is van uw bedrijf, kunnen er nog steeds bepaalde gegevens worden opgevraagd. Het bijhouden van een personeelsdossier is daarom erg belangrijk.
Ontslag
Indien een medewerker zich niet aan zijn afspraken houdt, worden hier aantekeningen over gemaakt en verwerkt in het personeelsdossier. De werknemer wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht. Zodra de medewerker zich weer niet aan zijn afspraken houdt, kunt u als werkgever zijn ontslag aanvragen. Er zijn immers voldoende bewijzen dat de werknemer zich niet aan zijn afspraken houdt. Zonder deze (schriftelijke) bewijzen wordt het een stuk lastiger om uw gelijk aan te tonen.
Voorwaarden personeelsdossiers
De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) geeft enkele voorwaarden voor het aanmaken van personeelsdossiers. Zij stellen daarin de volgende eisen:
Persoonsgegevens van werknemers zijn terug te vinden in verschillende databases van zowel het bedrijfsleven als de overheid. Om ervoor te zorgen dat deze gegevens niet in de verkeerde handen terecht komen, is het noodzakelijk dat deze gegevens goed beveiligd worden. Wanneer de persoonsgegevens van werknemers slecht worden beveiligd, kan dit leiden tot een datalek en misbruik van deze gegevens, zoals identiteitsfraude.
Onder een datalek wordt verstaan:
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het beveiligen van de personeelsdossiers. U dient hiervoor diverse technische en organisatorische maatregelen te treffen. Qua techniek zou het aanbrengen van moderne beveiligingsapparatuur of het inhuren van een beveiligingsbedrijf een optie zijn.
Op organisatorisch gebied kunt u nadenken over de volgende vraagstukken:
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig is. Er is dus geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens volgens de AVG. In de archiefwet, het Burgerlijk Wetboek of de onderwijs- en belastingwetgeving staan echter wel concrete bewaartermijnen voor documenten en dossiers vastgelegd. Als werkgever dient u rekening te houden met al deze verschillende wetgevingen.
Hoe lang dient u persoonsgegevens te bewaren?
De belastingwetgeving stelt dat een werkgever alle fiscaal relevante gegevens 7 jaar dient te bewaren. Het gebruik van deze gegevens dient gemeld te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij hier een vrijstelling voor geldt. In het Vrijstellingenbesluit (BV) zijn er een aantal situaties opgenomen waarvoor er een uitzondering geldt. Voor de meeste administraties geldt een bewaartermijn van 2 jaar.
U dient de persoonsgegevens te verwijderen wanneer de bewaartermijn is verlopen of als u de gegevens niet meer nodig acht. Verwijderen wil niet zeggen dat de gegevens vernietigd dienen te worden. De persoonsgegevens mogen ook buiten de actieve administratie worden gehouden. U kunt de gegevens bijvoorbeeld opslaan op een aparte harde schijf of in een archiefdepot bewaren. Daarnaast mag een organisatie persoonsgegevens bewaren zolang het bestemd is voor historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden.
Uitzonderingen
Als er een arbeidsconflict of rechtszaak loopt, mag de werkgever de gegevens van de
(ex-)werknemer langer bewaren.
De werkgever mag de gegevens van de (ex-)werknemer ook langer bewaren als de (ex-)medewerker daar toestemming voor heeft gegeven.
Sollicitatiegegevens
Tijdens een sollicitatieprocedure vraagt u als werkgever veel informatie aan uw sollicitanten. Te denken valt aan gegevens zoals geboortedatum, diploma’s, werkervaring. Deze informatie krijgt u per e-mail of brief. Daarnaast worden er verschillende verslagen gemaakt waarin staat aangegeven of de sollicitant de baan wel of niet krijgt. Wanneer de sollicitant wordt afgewezen, dan moeten alle gegevens uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd worden verwijderd. De werkgever mag wel vragen of hij de gegevens van de sollicitant langer kan bewaren, mocht er op een later moment een passende functie vrijkomen.