Personeelsdossiers: dossieropbouw voor uw personeel

In onderstaand stappenplan kunt u meer lezen over de inhoud van personeelsdossiers en over hoelang u personeelsdossiers dient te bewaren.

1.       Hoe begint u met het opzetten van personeelsdossiers? (#opzetten-personeelsdossiers)

2.       Beveiligen personeelsdossiers (#beveiligen-personeelsdossiers)

3.       De bewaartermijn van personeelsdossiers  (#bewaartermijn-personeelsdossiers)

Begin dan direct met het aanmaken van een personeelsdossier als u een nieuwe werknemer aanneemt. Hierin bewaart u vervolgens alle gegevens van uw nieuwe werknemer. Wij adviseren om een digitaal en fysiek personeelsdossier aan te maken. 

Welke informatie bewaart u in een eventueel extra fysiek personeelsdossier?

• NAW-gegevens
• Burgerservicenummer (BSN)
• Kopie van (een geldig) identiteitsbewijs
• Sollicitatiebrief en CV
• Kopieën van eventuele diploma’s
• Getuigschriften
• Gegevens voor de loonheffing
• Verklaring van goed gedrag (indien nodig)
• Werkvergunning of verblijfsvergunning (indien nodig)

In een personeelsdossier houdt u als werkgever bij hoe uw werknemers functioneren en welke verbeterpunten en eventuele overige afspraken zijn. Dit is noodzakelijk om de ontwikkeling van uw werknemers te sturen, maar ook wanneer u een werkgever wilt ontslaan. Als er vragen komen vanuit externe instanties zoals het UWV, dan kunt u deze direct beantwoorden.

In geval van ontslag wilt het UWV bijvoorbeeld weten welke acties er vanuit u zijn ondernomen en hoe dat proces is verlopen. Ook wanneer de medewerker niet meer in dienst is van uw bedrijf, kunnen er nog steeds bepaalde gegevens worden opgevraagd. Het bijhouden van een personeelsdossier is daarom erg belangrijk. 

Ontslag

Indien een medewerker zich niet aan zijn afspraken houdt, worden hier aantekeningen over gemaakt en verwerkt in het personeelsdossier. De werknemer wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht. Zodra de medewerker zich weer niet aan zijn afspraken houdt, kunt u als werkgever zijn ontslag aanvragen. Er zijn immers voldoende bewijzen dat de werknemer zich niet aan zijn afspraken houdt. Zonder deze (schriftelijke) bewijzen wordt het een stuk lastiger om uw gelijk aan te tonen. 

Voorwaarden personeelsdossiers

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) geeft enkele voorwaarden voor het aanmaken van personeelsdossiers. Zij stellen daarin de volgende eisen:

• De werkgever zorgt ervoor dat alle gegevens in het personeelsdossier juist zijn
• De werkgever legt alleen relevante informatie vast in het personeelsdossier
• De werkgever is verantwoordelijk voor het beveiligen van het personeelsdossier, zodat deze informatie niet bij derden De werkgever is gebonden aan een bewaartermijn
• De werkgever moet kunnen onderbouwen waarom hij gegevens verzamelt over hun werknemers
• De werkgever moet de werknemer inzage bieden in het personeelsdossier en indien nodig onjuiste informatie aanpassen.

Persoonsgegevens van werknemers zijn terug te vinden in verschillende databases van zowel het bedrijfsleven als de overheid. Om ervoor te zorgen dat deze gegevens niet in de verkeerde handen terecht komen, is het noodzakelijk dat deze gegevens goed beveiligd worden. Wanneer de persoonsgegevens van werknemers slecht worden beveiligd, kan dit leiden tot een datalek en misbruik van deze gegevens, zoals identiteitsfraude.

Onder een datalek wordt verstaan:

• Het kwijtraken van een USB-stick of SD-kaart,
• Een gestolen computer of laptop
• Verzenden van emails naar meerdere personen, waarbij de emailadressen zichtbaar zijn voor alle geadresseerden (tip: verstuur uw mail via het BCC-veld). 
• Een besmetting van uw computer of laptop met malware
• Brand in een datacentrum

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het beveiligen van de personeelsdossiers. U dient hiervoor diverse technische en organisatorische maatregelen te treffen. Qua techniek zou het aanbrengen van moderne beveiligingsapparatuur of het inhuren van een beveiligingsbedrijf een optie zijn.

Op organisatorisch gebied kunt u nadenken over de volgende vraagstukken:

• Wie heeft er toegang tot de personeelsdossiers?
• Zijn alle personen die toegang hebben tot de personeelsdossiers bevoegd om de stukken in te zien?
• Kan het aantal mensen dat toegang heeft tot de personeelsdossiers worden gereduceerd?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig is. Er is dus geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens volgens de AVG. In de archiefwet, het Burgerlijk Wetboek of de onderwijs- en belastingwetgeving staan echter wel concrete bewaartermijnen voor documenten en dossiers vastgelegd. Als werkgever dient u rekening te houden met al deze verschillende wetgevingen. 

Hoe lang dient u persoonsgegevens te bewaren?

De belastingwetgeving stelt dat een werkgever alle fiscaal relevante gegevens 7 jaar dient te bewaren. Het gebruik van deze gegevens dient gemeld te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij hier een vrijstelling voor geldt. In het Vrijstellingenbesluit (BV) zijn er een aantal situaties opgenomen waarvoor er een uitzondering geldt. Voor de meeste administraties geldt een bewaartermijn van 2 jaar.

U dient de persoonsgegevens te verwijderen wanneer de bewaartermijn is verlopen of als u de gegevens niet meer nodig acht. Verwijderen wil niet zeggen dat de gegevens vernietigd dienen te worden. De persoonsgegevens mogen ook buiten de actieve administratie worden gehouden. U kunt de gegevens bijvoorbeeld opslaan op een aparte harde schijf of in een archiefdepot bewaren. Daarnaast mag een organisatie persoonsgegevens bewaren zolang het bestemd is voor historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden. 

Uitzonderingen

Als er een arbeidsconflict of rechtszaak loopt, mag de werkgever de gegevens van de

(ex-)werknemer langer bewaren.

De werkgever mag de gegevens van de (ex-)werknemer ook langer bewaren als de (ex-)medewerker daar toestemming voor heeft gegeven. 

Sollicitatiegegevens

Tijdens een sollicitatieprocedure vraagt u als werkgever veel informatie aan uw sollicitanten. Te denken valt aan gegevens zoals geboortedatum, diploma’s, werkervaring. Deze informatie krijgt u per e-mail of brief. Daarnaast worden er verschillende verslagen gemaakt waarin staat aangegeven of de sollicitant de baan wel of niet krijgt. Wanneer de sollicitant wordt afgewezen, dan moeten alle gegevens uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd worden verwijderd. De werkgever mag wel vragen of hij de gegevens van de sollicitant langer kan bewaren, mocht er op een later moment een passende functie vrijkomen. 

Als werkgever dient u met veel verschillende zaken rekening te houden als u personeelsdossiers gaat bijhouden. Highway to HRM adviseert u graag tijdens dit proces. Wilt u een afspraak maken of meer informatie ontvangen over personeelsdossiers? Bel dan gerust naar 088 – 6 44 66 00 of neem contact op via onderstaand formulier. Email kan uiteraard ook, via info@highwaytohrm.nl