Personeelshandboek laten maken: hulp en tips van experts

Het personeelshandboek is onmisbaar in een goed georganiseerd P&O-beleid. In dit officiële document legt u alle interne afspraken vast op het gebied van personeelszaken binnen uw bedrijf. Door zoveel mogelijk werk gerelateerde regels op papier te zetten, heeft u met een personeelshandboek een essentieel naslagwerk.

Het is echter niet gemakkelijk om een overzichtelijk en compleet personeelshandboek samen te stellen. De ervaren experts van HRM Highway helpen u daarom graag met het maken van dit personeelshandboek.

Omdat een personeelshandboek in veel gevallen onderdeel is van de arbeidsovereenkomst, dienen medewerkers zich aan de richtlijnen van het handboek te houden.

Het personeelshandboek, wat mag er niet ontbreken.

Voor een compleet en relevant personeelshandboek is het van cruciaal belang dat er zoveel mogelijk bedrijf gerelateerde afspraken zwart op wit komen te staan. Alle primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden dienen bij een personeelsreglement overzichtelijk te worden uitgewerkt. De volgende zaken mogen niet ontbreken in een personeelshandboek:

Salarisafspraken
Functieomschrijvingen
Veiligheidsprotocollen
Afspraken omtrent (flexibele) werktijden, thuiswerken, ziekte(verzuim) en arbeidsongeschiktheid.
Huisregels personeel

Wordt er binnen uw branche of bedrijf gewerkt volgens een cao? Neem dan de belangrijkste regels en richtlijnen uit dit cao mee in het personeelshandboek en licht deze toe waar nodig. Zo weet u zeker dat ook de belangrijkste cao-bepalingen voor iedereen duidelijk zijn. Daarnaast is het altijd handig als deze punten ook in uw personeelshandboek terug te vinden zijn:

Veel gestelde vragen (zogenaamde FAQ’s)
Eventuele kledingvoorschriften
Regeling woon- en werkverkeer
BHV-regels
Afspraken omtrent bonussen, bijzondere uitkeringen en ambtsjubilea
Richtlijnen over wat te doen bij vakantiedagen en (bijzonder) verlof, zoals bij overlijden van een dierbare, huwelijken en gezinsuitbreidingen
Regelingen omtrent vakantietoeslag en pensioen
Bruikleenovereenkomst laptop of mobiele telefoon van de zaak
Voorwaarden voor mogelijke nevenwerkzaamheden

Ook afspraken die betrekking hebben op een leaseauto, de kinderopvang, het rookbeleid, een dienstreis, eventuele verhuiskosten en een compensatie bij overwerken kunt u in het personeelshandboek opnemen.

Tips bij het schrijven van een personeelshandboek.

Zelfs met alle benodigde ingrediënten kan het lastig zijn om een goed personeelshandboek te schrijven. U dient bijvoorbeeld helder te blijven in uw taalgebruik, de juiste toon aan te slaan en het overzichtelijk te houden, zodat regels en afspraken gemakkelijk terug te vinden zijn.

Zorg daarom altijd dat uw personeelshandboek begint met een korte inleiding en een duidelijke inhoudsopgave. Vervolgens is het zaak om de juiste toon aan te slaan; kiest u voor een zakelijke, strakke tekst, of voor een meer luchtige en informeel handboek?

We raden aan om in ieder geval niet té streng te zijn in een personeelshandboek: zo loopt u het risico dat uw werknemers te kritisch naar de regels kijken en mogelijk lacherig gaan doen over reglementen die ze belachelijk vinden. Veel werkgevers schrijven vooral wat hun personeel níet mag doen. Dit dient u te voorkomen: door juist een positieve manier te vertellen wat u wél van uw werknemers verwacht, zorgt u dat uw personeel gemotiveerd blijft en de regels sneller zal accepteren.

Ook moet u nadenken over de opmaak van uw personeelshandboek. Lange lappen tekst waarin witregels en tussenkopjes ontbreken werken niet – daar zullen weinig werknemers hun aandacht bij kunnen houden. Sommige werkgevers kiezen ervoor om plaatjes in hun personeelshandboek te zetten, maar ook hierin moet u (met oog op de professionele uitstraling van uw handboek) de juiste balans vinden.

Tot slot dient u na te denken over hoe en wanneer u het personeelshandboek aan uw personeel verstrekt. Door de dynamiek op de werkvloer is het risico groot dat uw handboek binnen de kortste keren niet meer actueel is. Daarom is het van belang dat werknemers niet alleen een fysieke kopie ontvangen, maar ook gemakkelijk een digitale versie van het handboek kunnen terugvinden. In het digitale handboek kunt u makkelijker wijzigingen doorvoeren.

Let op: vergeet niet uw medewerkers op de hoogte te houden van aanpassingen in dit document – de wijzigingen hebben immers weinig nut als niemand op de hoogte is van deze nieuwe regels.