Beoordelingsgesprek, van advies tot uitvoering

Beoordelingsgesprekken zijn voor zowel uw medewerkers als uw bedrijf van essentieel belang. Uw medewerkers moeten weten wat u van hen verwacht en wat u van hun prestaties vindt, om zo het beste in zichzelf én de onderneming naar boven te halen. Highway to HRM helpt u bij het voorbereiden en uitvoeren van beoordelingsgesprekken.

1.  Beoordelingsgesprek voorbereiden: verzamel feiten en meetbare prestaties
   Een werkgever staat het sterkst als hij bij een beoordelingsgesprek kan terugvallen op feiten. Daarom is het belangrijk dat een werkgever bij het voorbereiden zoveel mogelijk bruikbare en concrete informatie over de werknemer verzamelt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan rapporten, notulen van vergaderingen en verslagen van eerdere beoordelings- en functioneringsgesprekken. Zo kan een werkgever niet alleen reflecteren op de afgelopen periode, maar is er (als het goed is) ook een lijn in de ontwikkeling van de werknemer te zien.
   
   
2. Maak de beoordeling rond vóór het gesprek begint
   Een werkgever heeft bij het beoordelingsgesprek de leiding, en moet daarom zijn verhaal eigenlijk al rond hebben vóórdat het gesprek begint. Vul daarom als werkgever van te voren een formulier in, zodat de beoordeling al zwart op wit staat. Kijk daarbij naar de kwaliteit van het geleverde werk, naar de persoonlijke inzet (zoals zelfstandigheid en initiatief), de productiviteit van de werknemer en naar eventueel contact met klanten.
   
   
3. Kijk niet alleen naar de werknemer, maar ook naar zijn omgeving
   Ook de verhoudingen op de werkvloer zijn belangrijk voor een beoordelingsgesprek: hoe functioneert de werknemer in teamverband, hoe reageert hij op kritiek en kan hij zijn collega’s ook zelf stimuleren? Houd daarbij goed de functieomschrijving van de werknemer in uw achterhoofd, zodat deze op een realistische en goed onderbouwde beoordeling kan rekenen.
   
   
4. Weet welke toon u dient aan te slaan
   Tijdens het gesprek zullen zowel positieve als negatieve aspecten aan bod komen. Denk als werkgever daarom goed na over hoe u bepaalde punten wilt overbrengen. Dit begint al bij het maken van de afspraak voor het beoordelingsgesprek: geef tijdig en duidelijk aan wat het doel en de inhoud van het gesprek zal zijn, zodat een werknemer weet wat hem te wachten staat. Niet alleen uw waarnemingen zijn belangrijk: probeer als werkgever objectief te blijven door tevens de bevindingen van zijn collega’s te toetsen.
   
   
5. Onderbouw uw argumenten en wees niet té lief
   U moet de bevindingen van uzelf en de overige werknemers goed kunnen onderbouwen bij een beoordelingsgesprek. Zo weet de werkgever wat hij kan doen om zichzelf te verbeteren, zonder direct gedemotiveerd te raken. Probeer uw werknemer echter niet met fluwelen handschoenen aan te pakken. Als u te lief bent voor uw werknemer, schiet niemand er wat mee op: uw bedrijf blijft last hebben van de gebreken van de werknemer, terwijl de werknemer intussen niet wat hij moet verbeteren.

• Houd de leiding tijdens een beoordelingsgesprek. De werkgever is degene die beoordeelt tijdens een beoordelingsgesprek, dus zorg dat er geen verwarring ontstaat over deze rolverdeling. Als u een werknemer eerst vraagt wat hij van zijn eigen functioneren vindt, kan er een scheef beeld ontstaan: de medewerker denkt dat hij een punt maakt (die u later met extra argumenten dient te ontkrachten) en zo groeit de kans op verkeerde verwachtingen.

• Weet hoe je goede, opbouwende feedback kan geven. Het geven van zowel positieve als negatieve feedback kan voor sommige werkgevers behoorlijk lastig zijn. Probeer je kritiek helder en gestructureerd over te brengen, zonder het persoonlijk te maken. Onze collega’s van Carrièretijger hebben een leerzame lijst opgesteld waarin staat hoe u het beste feedback kunt geven.
  
  

• Zet duidelijke lijnen uit voor een beoordelingsgesprek. Een bruikbare tip voor het houden van de regie tijdens het beoordelingsgesprek, is het opstellen van een agenda alvorens het gesprek begint. Door uw werknemer hiervan op de hoogte te stellen, weet hij wat hij kan verwachten en hoe lang het gesprek ongeveer zal duren. Ga doelgericht te werk: zo draait u niet te lang om de hete brij heen en zal de (logische) spanning bij de werknemer niet onnodig hoog oplopen.

• Wees duidelijk in wat de afspraken en consequenties zijn. Een beoordelingsgesprek schiet zijn doel voorbij als de medewerker niet weet waar hij aan toe is en hoe hij  bepaalde problemen voortaan kan oplossen. Maak daarom duidelijke afspraken en geef tevens aan binnen welk termijn u verwacht dat de medewerker zich verbetert. Herhaal dit voor de zekerheid nog een laatste keer voordat u het gesprek afrondt: zo weet u zeker dat het beoordelingsgesprek zijn vruchten af zal afwerpen.

•  Toon begrip voor de reactie van uw werknemer. Bij een negatief gesprek kunt u verwachten dat uw medewerker boos of verdrietig zal zijn. Geef de werknemer de tijd en ruimte om dit te uiten: dit haalt voor de toekomst eventuele kou uit de lucht. Voorkom echter dat u zich laat meeslepen door deze emoties en blijf als leidinggevende bij uw standpunten. Probeer het gesprek echter wel altijd positief te eindigen: zo zal de medewerker zich eerder gemotiveerd voelen om zichzelf te verbeteren.

Zoals heeft kunnen lezen is het niet gemakkelijk om een beoordelingsgesprek voor te bereiden en uit te voeren. Heeft u geen tijd voor functioneringsgesprekken, of beschikt uw bedrijf niet over de juiste expertise? De professionals van Highway to HRM staan altijd voor u klaar. Bel voor advies naar 088 – 6 44 66 00 of vul het onderstaande formulier in. Wij nemen vervolgens zo snel mogelijk contact op met u.