Functioneringsgesprek, van advies tot uitvoering
Een functioneringsgesprek is het ideale moment om de samenwerking tussen de werknemer en leidinggevende te verbeteren. Uw hele bedrijf kan profijt hebben van het goed voorbereiden en uitvoeren van een functioneringsgesprek. Highway to HRM biedt daarom hulp bij het houden van een goed functioneringsgesprek; van advies tot aan de volledige invulling van het gesprek.
Functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek: wat is het verschil?
Er is een belangrijk verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Bij een functioneringsgesprek draait het niet alleen om wat de werkgever te zeggen heeft, maar heeft de werknemer zelf ook een belangrijke inbreng. De onderlinge samenwerking staat namelijk centraal tijdens een functioneringsgesprek, waardoor er vooral gekeken wordt naar mogelijke verbeteringen voor de toekomst.
Bij een beoordelingsgesprek heeft een werknemer relatief weinig te vertellen: omdat hij ter beoordeling staat, is er sprake van eenrichtingverkeer. Een beoordelingsgesprek richt zich dus niet op de arbeidsrelatie tussen de werknemer en werkgever. Hier draait het vooral om werkzaamheden in het verleden. Klik hier om meer te weten te komen over een beoordelingsgesprek.
Hoe moet een leidinggevende zich voorbereiden op een functioneringsgesprek?
-
Weet waarover jullie gaan praten
Maak als leidinggevende alleen een afspraak voor een functioneringsgesprek als u een duidelijk doel voor ogen heeft. Communiceer dit ook met uw werknemer: zo weet hij wat hij kan verwachten van het gesprek en heeft hij voldoende tijd om zich voor te bereiden.
-
Wissel jullie agendapunten van te voren uit
Door van te voren de agendapunten met elkaar te delen, kunnen zowel de werknemer als leidinggevende zich optimaal op het gesprek voorbereiden.
-
Analyseer rapporten en verslagen
Voor goed onderbouwde feedback dient de leidinggevende feiten te verzamelen die het functioneren van de werknemer illustreren. Kijk bijvoorbeeld naar rapporten van eerdere functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het is tevens slim om de door de werknemer gemaakte verslagen en notulen nog eens te analyseren voordat u het gesprek begint.
Tips voor een vruchtbaar functioneringsgesprek
Houd de leiding
Hoewel er bij een functioneringsgesprek meer sprake is van tweerichtingsverkeer dan bij een beoordelingsgesprek, is het belangrijk dat de werkgever de leiding houdt over het gesprek. Aan het begin van de afspraak wordt nog eenmaal duidelijk gemaakt dat het functioneringsgesprek niet draait om een beoordeling, maar om wederzijdse verbetering van de samenwerking.
Bekijk eerder gemaakte afspraken
Vervolgens nemen jullie gezamenlijk de agenda door en bekijken jullie eventuele doelen die bij eerdere functioneringsgesprekken zijn vastgelegd. Mochten bepaalde afspraken niet zijn nagekomen (door de werknemer óf werkgever), dan is dit het moment om te bespreken waardoor dit zo gekomen is.
Sta open voor kritiek en toon begrip
Daarna is het de beurt aan de werknemer om te reflecteren op zijn eigen functioneren en op de samenwerking met de werkgever. Een werknemer doet er (overigens net als de werkgever) slim aan om zowel eerlijk te zijn als bij de feiten te blijven. Een werkgever dient goed te luisteren en te laten zien dat hij de opmerkingen van de medewerker hoort en begrijpt. Mogelijke kritische opmerkingen worden genoteerd. Stel u als leidinggevende open voor kritiek: probeer niet direct het tegendeel te bewijzen. Vraag in plaats daarvan door, zodat u helder voor ogen hebt wat de werknemer bedoelt. Ga tevens na wat voor toekomstplannen de werknemer heeft, en vraag hoe u hier als werkgever aan kunt bijdragen
Geef opbouwende feedback
Nadat de werknemer zijn visie heeft gedeeld, is het tijd voor de leidinggevende om zijn mening te geven. Geef daarbij zoveel mogelijk opbouwende feedback en probeer positieve en negatieve opmerkingen met elkaar af te wisselen, zodat het gesprek zijn open sfeer behoudt. Probeer echter niet om de hete brij te draaien: dit is het moment om een kritische noot te plaatsen, dus zorg dat uw punten goed worden overgebracht.
Leg gezamenlijk nieuwe doelen vast
De werknemer mag vervolgens op deze kritiek reageren, waarna er samen wordt gezocht naar een mogelijke oplossing. Vat deze samen in enkele realistische doelen, waar de werknemer en leidinggevende de komende periode gezamenlijk aan gaan werken. Check tot slot voor de zekerheid of de medewerker zijn hart volledig heeft kunnen luchten en alles heeft gezegd wat hij wilde zeggen. Mocht dit functioneringsgesprek kwaad bloed hebben gezet bij de medewerker of leidinggevende (wat absoluut niet de bedoeling is), dan doen jullie er verstandig aan om een vervolgafspraak te maken.
Functioneringsgesprek uitbesteden bij Highway to HRM
Niet ieder bedrijf kan zijn eigen functionerings- of beoordelingsgesprekken opzetten. Zo beschikken sommige (kleine) bedrijven niet over eigen HR-afdeling, waardoor het beoordelingsgesprek moet worden uitgevoerd door iemand die hier niet bevoegd voor is. Het is tevens mogelijk dat uw HR-afdeling niet over de juiste kennis beschikt of een beetje extra expertise nodig heeft.
Daarnaast kan tijdgebrek meespelen bij uw beslissing om de functioneringsgesprekken uit te besteden. De specialisten van Highway to HRM staan altijd voor u klaar om te helpen bij een beoordelingsgesprek. Bij Highway to HRM bent u verzekerd van:
- Jarenlange ervaring in het opzetten en uitvoeren van een beoordelingsgesprek
- Oog voor de belangen van de werkgever én werknemer
- De benodigde tijd en rust om een beoordelingsgesprek goed uit te voeren
- Een integer en professioneel oordeel
- Praktische en uitvoerbare oplossingen
Ook meer resultaat uit functioneringsgesprekken halen?
Het is niet gemakkelijk om een functioneringsgesprek goed voor te bereiden en uit te voeren. Heeft u geen tijd voor functioneringsgesprekken, of beschikt uw bedrijf niet over de juiste expertise? De professionals van Highway to HRM staan altijd voor u klaar. Bel voor advies naar 088 – 6 44 66 00 of vul het onderstaande formulier in. Wij nemen vervolgens zo snel mogelijk contact op met u.